Služby a řešení

Mnoho společností se nachází ve stádiu, kdy nemalou část účetní dokladů obdrží mailem. To je ideální čas začít přemýšlet o elektronické archivaci dokumentů. Argumentem je i to, že elektronický účetní doklad, tedy ten který obdržíte mailem, je originál a vytištění dokladů znamená, že archivujete kopii účetního dokladu. Správně máte povinnost archivovat elektronicky přijatý doklad elektronicky. Doklady, které jste obdrželi elektronicky má právo finanční úřad požadovat v elektronické podobě. Navíc opatření dokumentu elektronickým podpisem, případně časových razítkem je dnes z právního hlediska věrohodnější autentifikace než vlastnoruční podpis. Elektronická evidence účetních dokladů je pouze otázkou času. Představte si možnost jedním klikem zobrazit elektronický doklad z jakéhokoli místa potřebujete, to je velmi užitečné.

 

Ruční vkládání skladových položek do systému, tedy ťukání dat do klávesnice je dnes zcela zbytečné. Využití nejrůznějších standardů XML formátu ať jde o EDI či ISDOC je jednou z mnoha možností jak dosáhnout automatizace takových činností.  Při větším množství zpracovávání papírových dokladů je na místě uvažovat o nástroji pro vytěžování dokumentů. Tedy softwarové zpracování skenu dokumentu. Díky této technologii lze následně využít vytěžená data k založení účetního záznamu nebo mít k dispozici text potřebný pro snadné vyhledání dokumentu v budoucnu. Obvykle je pořizování údajů přes klávesnici zdrojem chyb a automatizace ušetří mnoho času i peněz.

 

Hodně se o tom mluví (Průmysl 4.0 či Práce 4.0, Internet věcí, Big Date...), ale jaké příležitosti či hrozby z toho plynou pro vaši společnost? Všichni vidíme, že se mění způsob komunikace se zákazníkem, stejně jako představa zákazníků kde a jak budou nakupovat. Doopravdy však probíhající změny zásadně přetváří obchodní modely společností a obsah práce mnoha zaměstnanců. Informační systémy, které nepodporují integraci dat, nemohou vyhovět novým požadavkům. Softwarová řešení pro marketing (CRM), helpdesk, logistiku, výrobu a zároveň e-commerce existují, ale ne každá společnost si je může dovolit. Alternativou jsou specializované webové služby, které lze integrovat tak, že výsledná úroveň automatizace překoná ty nejdražší systémy.